Главная > Гормональное > Видео уроки Microsoft Excel для Начинающих от Андрея Сухового. Как научиться работать в Excel самостоятельно: описание программы, рекомендации и отзывы


Видео уроки Microsoft Excel для Начинающих от Андрея Сухового. Как научиться работать в Excel самостоятельно: описание программы, рекомендации и отзывы




Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке - своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ - это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.

Большинство пользователей компьютерных систем на основе Windows с установленным пакетом Microsoft Office непременно сталкивались с приложением MS Excel. У начинающих юзеров программа вызывает некоторые сложности в освоении, тем не менее работа в «Экселе» с формулами и таблицами не так уж и сложна, как может показаться на первый взгляд, если знать основные принципы, заложенные в приложении.

Что такое Excel?

По сути своей Excel представляет собой полноценную математическую машину для выполнения множества арифметических, алгебраических, тригонометрических и других более сложных операций, оперируя несколькими основными типами данных, не всегда относящимися именно к математике.

Работа с таблицами «Эксель» подразумевает использование более широких возможностей с объединением и вычислений, и обычного текста, и мультимедиа. Но в своем изначальном виде программа создавалась именно как мощнейший математический редактор. Некоторые, правда, поначалу принимают приложение за какой-то калькулятор с расширенными возможностями. Глубочайшее заблуждение!

Работа в «Экселе» с таблицами для начинающих: первое знакомство с интерфейсом

Первым делом после открытия программы пользователь видит главное окно, в котором присутствуют основные элементы управления и инструменты для работы. В более поздних версиях при старте приложения появляется окно, в котором предлагается создать новый файл, по умолчанию называемый «Книга 1» или выбрать шаблон для дальнейших действий.

Работа с таблицами «Эксель» для начинающих на первом этапе знакомства с программой должна сводиться именно к созданию пустой таблицы. Пока рассмотрим основные элементы.

Основное поле занимает сама таблица, которая разбита на ячейки. Каждая имеет нумерацию, благодаря двумерным координатам - номер строки и буквенное обозначение столбца (для примера берем Excel 2016). Такая нумерация нужна для того, чтобы в формуле зависимостей можно было четко определить именно ту ячейку с данными, операция над которой будет производиться.

Сверху, как и в остальных офисных приложениях, расположена панель главного меню, а чуть ниже - инструментарий. Под ним есть специальная строка, в которой вводятся формулы, а чуть левее можно увидеть окошко с координатами активной на данный момент ячейки (на которой расположен прямоугольник). Снизу представлена панель листов и ползунок горизонтального перемещения, а под ним находятся кнопки переключения вида и масштабирования. Справа располагается вертикальная полоса для перемещения по листу вверх/вниз.

Основные типа ввода данных и простейшие операции

На первых порах предполагается, что работа в «Экселе» с таблицами начинающим пользователем будет осваиваться по знакомым ему операциям, например в том же текстовом редакторе Word.

Как обычно, в таблице можно производить операции копирования, вырезания или вставки данных, вводить текст или числовые данные.

Но ввод несколько отличается от того, который производится в текстовых редакторах. Дело в том, что программа изначально настроена на автоматическое распознавание того, что пользователь прописывает в активной ячейке. Например, если ввести строку 1/2/2016, данные будут распознаны как дата, и в ячейке вместо введенных цифр появится дата в упрощенном виде - 01.02.2016. Изменить формат отображения можно достаточно просто (на этом остановимся чуть позже).

Точно так же дело обстоит с числами. Можно вводить любые числовые данные даже с произвольным количеством знаков после запятой, и они будут отображены в том виде, в котором все их привыкли видеть. Но, если вводится целое число, оно будет представлено без мантиссы (знаков после запятой в виде нулей). Поменять это тоже можно.

Но по окончании ввода данных многие начинающие пользователи пытаются перейти на следующую ячейку, используя для этого клавиатурные стрелки (по типу того, как это можно сделать в таблицах Word). И это не срабатывает. Почему? Да только потому, что работа с таблицами «Эксель» отличается от текстового редактора Word достаточно ощутимо. Переход может осуществлен нажатием клавиши Enter или установкой активного прямоугольника на другую ячейку при помощи левого клика мыши. Если после написания чего-то в активной ячейке нажать клавишу Esc, ввод будет отменен.

Действия с листами

Работа с листами на первых порах трудностей вызывать не должна. На панели снизу имеется специальная кнопка добавления листов, после нажатия на которую появится новая таблица с автоматическим переходом на нее и заданием имени («Лист 1», «Лист 2» и т. д.).

Двойным кликом можно активировать переименование любого из них. Также можно использовать меню правого клика для вызова дополнительного меню, в котором имеется несколько базовых команд.

Форматы ячеек

Теперь самое главное - формат ячейки - одно из базовых понятий, которое и определяет тип данных, который будет использован для распознавания ее содержимого. Вызывать редактирование формата можно через меню правого клика, где выбирается соответствующая строка, или посредством нажатия клавиши F2.

В окне слева представлены все доступные форматы, а справа показаны варианты отображения данных. Если посмотреть на пример с датой, показанный выше, в качестве формата выбирается «Дата», а справа устанавливается желаемый вид (например, 1 февраля 2016 г.).

Для проведения математических операций можно использовать несколько форматов, но в самом простом случае выберем числовой. Справа имеется несколько типов ввода, указатель на количество знаков в мантиссе после запятой и поле установки разделителя групп разрядов. Используя другие числовые форматы (экспоненциальный, дробный, денежный и т. д.), тоже можно выставлять желаемые параметры.

По умолчанию для автоматического распознавания данных установлен общий формат. Но при вводе текста или нескольких литер программа может преобразовать его самопроизвольно во что-то другое. Поэтому для ввода текста для активной ячейки нужно установить соответствующий параметр.

Работа в «Эксель» с формулами (таблицами): пример

Наконец, несколько слов о формулах. И для начала рассмотрим пример суммы двух чисел, находящихся в ячейках A1 и A2. В приложении имеется кнопка автоматического суммирования с некоторыми дополнительными функциями (вычисление среднего арифметического, максимума, минимума и т. д.). Достаточно установить активной ячейку, находящуюся в том же столбце ниже, и при выборе суммы она будет посчитана автоматически. То же самое работает для горизонтально расположенных значений, но активную ячейку для суммы нужно выставлять правее.

Но можно ввести формулу и вручную (работа с таблицами «Эксель» предполагает и такую возможность, когда автоматическое действие не предусмотрено). Для той же суммы следует в строке формул поставить знак равенства и прописать операцию в виде A1+A2 или СУММ(A1;A2), а если требуется указать диапазон ячеек, используется такой вид после знака равенства: (A1:A20), после чего будет посчитана сумма всех чисел, находящихся в ячейках от первой до двадцатой включительно.

Построение графиков и диаграмм

Работа с таблицами «Эксель» интересна еще и тем, что предполагает использование специального автоматизированного инструмента построения графиков зависимостей и диаграмм на основе выделенных диапазонов.

Для этого предусмотрена специальная кнопка на панели, после нажатия на которую можно выбрать любые параметры или желаемый вид. После этого диаграмма или график отобразятся на листе в виде картинки.

Перекрестные связи, импорт и экспорт данных

В программе также можно устанавливать связи данных, находящихся на разных листах, использовать на файлы другого формата или объекты, находящиеся на серверах в интернете, и множество других надстроек.

Кроме того, файлы Excel можно экспортировать в другие форматы (например, PDF), копировать из них данные и т. д. Но и сама программа может открывать файлы, созданные в других приложениях (текстовые форматы, базы данных, веб-страницы, XML-документы и т. д.).

Как видим, возможности редактора практически неограничены. И, конечно, описать их все просто не хватит времени. Здесь приведены только начальные азы, но заинтересованному пользователю придется почитать справочную информацию, чтобы освоить программу на самом высоком уровне.

Часто встречаются любители статистики, которые не любят считать и вычислять. Им нравится изучать, анализировать готовые цифры и вести скрупулёзный учёт. Теперь, с появлением электронных процессоров для таких людей предоставляются неограниченные возможности. Нет ничего проще, чем вести статистический и другой учет в программе Excel из офисного пакета Microsoft.

Основные понятия и функции

Приступая к работе в Экселе с таблицами, для начинающих важно усвоить основные понятия и принципы работы данной программы. Как любая виндовская программа, Excel обладает традиционным для подобных программ интерфейсом.

В меню входят разделы, свойственные всем компонентам пакета Майкрософт Офис: главная, вставка, разметка страницы, вид, рецензирование. Есть и вкладки, свойственные только этой программе: формулы и данные.

Внешний вид рабочей области представлен в виде разбитой на ячейки страницы. Каждая ячейка имеет свой номер или координаты. Для этого самый левый столбик пронумерован и первая верхняя строчка имеет свою нумерацию в виде латинских букв. Координаты ячейки определяются по пересечению вертикального столбца с буквой и горизонтальной строки с цифрой.

Каждая ячейка является хранилищем данных. Это может быть что угодно: цифры, текст, формула для вычислений. К любой ячейке можно применять разные свойства и виды форматирования данных. Для этого используют щелчок на ячейке правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выбирают раздел «Формат ячейки».

Все ячейки объединены в листы. В нижней части окна программы имеются ярлычки с названиями листов. По умолчанию это Лист1, Лист2 и Лист3, а также ярлычок для создания нового листа. Все листы можно переименовывать по своему усмотрению. Для этого надо навести курсор на ярлычок и нажать правую кнопку мыши. В появившемся меню выбрать соответствующую команду. Кроме этого, также можно удалить, скопировать, переместить, вставить, скрыть и защитить лист.

Из-за большого количества листов в одном экселевском файле, такие файлы также называют книгами. Книгам присваиваются имена, их легко хранить, рассортировав по папкам.

Создание таблиц

В основном нужно знать, как работать с эксель-таблицами, поэтому всем от чайника до продвинутого программиста важно усвоить, на чём основана работа с таблицами в Excel. В отличие от вордовских аналогов, экселевские обладают рядом существенных преимуществ:

  1. В них можно производить подсчёты и вычисления.
  2. В них можно сортировать данные по выбранным критериям. Чаще всего по возрастанию или по убыванию.
  3. Их можно связывать с другими страницами и делать динамическими, то есть при изменении данных в связанных полях будут меняться данные в других связанных полях.
  4. Информацию таких банков данных можно использовать для построения гистограмм, графиков и других интерактивных элементов, что очень удобно для наглядного представления данных.

Это далеко не все преимущества экселевских документов. Само создание вычисляемых полей в Excel предельно простое. Вот нужные шаги для получения такого объекта:

Попробовав сделать одну небольшую табличку, любой чайник сможет без труда создавать объекты разной конфигурации и вида. Упражняясь с ними, со временем многие овладевают другими полезными свойствами экселевских элементов и с удовольствием используют их для своих нужд.

Вычисления с помощью формул

Освоившие начальные азы того, как работать в программе Excel с таблицами, смогут в дальнейшем самосовершенствоваться. Ведь в отличие от вордовского собрата экселевское хранилище данных даёт безграничные возможности для различных вычислений. Достаточно усвоить небольшой навык, как вставлять формулы и производить вычисления в этих объектах.

Чтобы создать вычисляемое поле в Excel, достаточно выделить ячейку и нажать на клавиатуре знак «=». После этого становятся доступны вычисления значений, содержащихся в любых ячейках данной таблицы. Чтобы сложить или вычесть значения, выделяют первую ячейку, затем ставят нужный знак вычисления и выделяют вторую ячейку. После нажатия на Enter в выбранной изначально ячейке появится результат вычисления. Таким образом, можно производить различные вычисления любых ячеек, отвечающих требованиям проводимых вычислений.

Программа Excel представляет собой мощный инструмент, предназначенный для работы с электронными таблицами. В EXCEL можно не только создавать таблицы, но и строить диаграммы и графики, выполнять различные расчеты и вводить формулы. Программа может использоваться для создания отчетов о движении денежных средств.


С ее помощью можно рассчитывать прибыль, убытки и бюджет организации.

1. Как настроить таблицу

— Запустите программу Excel. Для этого нужно кликнуть по значку программы на рабочем столе или пройти в меню «Пуск», раздел «Все программы» и выбрать программу Excel.
— Чтобы создать новую таблицу, просто зайдите во вкладку «Файл», расположенную в верхней части окна программы, выберите пункт «Создать» и «Новая книга». В результате появится новая таблица.
— Чтобы сохранить таблицу нужно выбрать пункт «Сохранить как» во вкладке «Файл». В появившемся окне нужно просто выбрать папку, в которой необходимо сохранить электронную таблицу. В поле «Имя файла» нужно ввести название, а в пункте «Тип файла» выбрать формат «Excel».
Кроме вкладки «Файл» в верхней части окна программы имеются также вкладки «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Данные», «Формулы», «Вид» и «Рецензирование».
Чтобы работать с программой Excel стало легче, необходимо ознакомится с простейшей терминологией и основными принципами работы программы.
— Строки программы расположены по горизонтали и обозначены цифрами;
— Столбцы расположены по вертикали и обозначены буквами;
— Ячейкой называется область таблицы, в которую вводится информация. Это один из квадратов, на которое разбито рабочее поле программы.

Данные в программе Excel вводятся на лист. По умолчанию каждая новая таблица содержит 3 листа. Переключатся между листами можно путем изменения вкладок в нижней части окна.

Чтобы переименовать лист, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по вкладке нужного листа, выберете пункт «Переименовать» и задайте новой название. При необходимости можно добавить новые листы, нажав на кнопку, расположенную справа от вкладки последнего листа.

В верхних ячейках столбцов можно ввести названия используемых категорий («Дата», «Имя», «Сумма» и т.д.). Эти столбцы можно использовать для ввода нужной информации. Все внесенные изменения нужно регулярно сохранять путем нажатия кнопки «Файл» — «Сохранить». Также для сохранения информации можно использовать комбинацию кнопок «Ctrl» + S.

2. Ввод и управление

Прежде чем вводить данные в ячейки программы, можно попробовать попрактиковаться на паре столбцов или строк.

— чтобы ввести данные в ячейку, просто щелкните по ней.
— чтобы отредактировать данные после ввода, дважды кликните на ячейке и внесите необходимые изменения в строке, расположенной в верхней части окна программы. Она находится над буквами, которые обозначают столбцы.

Форматирование ячеек

В общем случае можно использовать «Общий» формат ячеек. При помощи этой функции вы можете легко изменить формат одной ячейки или целого столбца.
— чтобы выбрать формат ячейки, необходимо перейти во вкладку «Главная», найти «Число». Откроется диалоговое окно. Можно также изменить шрифт, стиль или выравнивание текста или чисел. Все это можно сделать, используя группы «Выравнивание» и «Число» во вкладке «Главная».

— для изменения формата ячеек, следует щелкнуть по букве столбца и внести необходимые изменения.
— для изменения формата всех ячеек, находящихся в одной строке, следует щелкнуть по номеру это строки и внести необходимые изменения.

Чтобы ввести данные можно просто щелкнуть по ячейке. Чтобы перейти к следующей ячейке снизу нужно нажать кнопку «Enter», чтобы перейти на следующую ячейку справа, необходимо нажать клавишу «Tab». Для перемещения по ячейкам, используйте клавиши, обозначенные стрелками. Не забудьте сохранить все выполненные изменения.

Для сортировки данных, выделите нужную область. Можно выбрать отдельные столбцы, таким образом, чтобы данные внесенные в строках соответствовали друг другу, поскольку при сортировке данных в одном столбце, порядок ячеек поменяется только в этом столбце, порядок данных в соседнем столбце останется неизменным. Далее следует нажать на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Сортировка». В результате откроется диалоговое окно, в котором можно будет выбрать нужный столбец. В выпадающем списке «Сортировать по…» вам будет предложено выбрать способ сортировки. Определите порядок, в котором вы хотите отсортировать ваши данные. Можно использовать сортировку по убыванию, по возрастанию или по алфавиту для текстовых переменных.

Чтобы отфильтровать данные, нужно сначала выбрать данные, которые нужно отфильтровать. Далее необходимо использовать пункт «Фильтр» во вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр». Чтобы открыть список используемых опций, щелкните по стрелкам, расположенным в заголовке выделенных столбцов. Выберите опции, которые вы собираетесь использовать и подтвердите выбранное действие. В результате проведенной операции, отобразятся только отфильтрованные данные. Чтобы отобразить всю информацию, содержащуюся в ячейках, снова перейдите ко вкладке «Данные» и выберите пункт «Очистить» в поле «Сортировка и фильтр».

Чтобы найти в таблице нужный вам фрагмент, необходимо перейти на вкладку «Главная» и выбрать пункт «Найти и выделить». После этого в поле «Найти» введите искомый фрагмент, выберите опцию «Найти все». В результате отобразится список с указанием информации об искомом фрагменте.

Распечатать лист EXCEL можно путем нажатия вкладки «Файл» — «Печать» или путем использования комбинации клавиш «Ctrl»+P. В окне «Печать» можно нажать вкладку «Просмотр» и просмотреть созданный документ перед печатью. В результате откроется окно предварительного просмотра. Чтобы распечатать таблицу, необходимо нажать иконку в виде принтера.

Чтобы поменять размер страницы и прочие настройки, необходимо пройти во вкладку «Разметка страницы» и выбрать группу «Параметры страницы». Чтобы расположить всю электронную таблицу на одном листе нужно выбрать «Вписать». В открывшемся окне необходимо выбрать пункт «Разместить на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту». Чтобы распечатать только фрагмент таблицы, выделите нужный вам диапазон данных и выберите пункт «Печать» во вкладке «Файл» и поставьте галочку около опции «Выделенный диапазон».

3. Выполнение вычислений

Если вам необходимо просуммировать данные по нескольким ячейкам, нужно выделить пустую ячейку под теми числами, сумму которых вам нужно найти. Затем нажмите на кнопку со значков суммы на вкладке «Главная». В выбранной вами пустой ячейке появится результат суммирования.

Все формулы Excel в строке начинаются со знака = . Перед вводом формулы вводите знак =. Описанный выше способ можно использовать и для сложения чисел в одном столбце. Для этого в ячейке, в которой будет расположен ответ, введите знак = и наберите CУММ. Затем после знака «(» введите номер ячейки, в которой расположено первое число, которое нужно сложить. Затем наберите символ «:» и введите номер ячейки последнего числа. После нажатия клавиши Enter в выбранной ячейке отобразится сумма.

Чтобы сложить числа, которые находятся в разных столбцах таблицы, нужно щелкнуть по пустой ячейки, в которой необходимо отобразить ответ, набрать в ней =, а после этого щелкнуть по ячейке с первым складываемым числом. После этого вводится символ +, а после него выбирается вторая ячейка, которую нужно сложить.

Вычитаются числа по аналогичному принципу, только вместо знака сложения нужно использовать знак вычитания.

4. Построение диаграмм

Чтобы построить диаграмму по имеющимся в таблице данным, необходимо перейти во вкладку «Вставка» и найти там группу «Диаграммы». Здесь можно выбрать нужный вам тип диаграммы. Выберите диапазон ячеек, по которым следует построить диаграмму.

5. Редактирование ячеек

Для редактирования ячеек, нужно выбрать диапазон, который необходимо изменить. Далее переходим во вкладку «Главная» и выбираем группу «Шрифт» или «Граница». Выбираем нужный стиль. Чтобы изменить цвет ячеек, нужно перейти на вкладку «Заливка» и выбрать нужный вам цвет.
В данной статье были изложены только основы использования программы Excel. С помощью этой программы можно выполнять множество других полезных функций.

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

  • сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
  • затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

  1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

  1. Выделите любое количество строк и столбцов.

  1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

  1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

  1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

  1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

  1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl +T .

  1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

  1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

  1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

  1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

  1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

  1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

  1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

  1. Сразу после этого у вас появится новое окно.

  1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

  1. Затем нажимаем на кнопку «OK».

  1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

  1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

  1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

  1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

  1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

  1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

  1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

  1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

  • открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
  • создать новую пустую книгу;
  • посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
  • выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
  • продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
  • войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

  1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

  1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

  1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

  • ячейки;
  • строки;
  • столбцы;
  • целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

  • вручную или автоматически изменить высоту строк;
  • вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
  • скрыть или отобразить ячейки;
  • переименовать лист;
  • изменить цвет ярлыка;
  • защитить лист;
  • блокировать элемент;
  • указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

  • изменить формат отображаемых данных;
  • указать выравнивание;

  • выбрать любой шрифт;

  • изменить границы таблицы;

  • «поиграть» с заливкой;

  • установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

  1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

  1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

  1. Введите там следующую команду.
=C3*D3

  1. Теперь нажмите на клавишу Enter . После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

  1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

  1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

  1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

  1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

  1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

  1. Выделите область данных.

  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C .
  2. Откройте документ
  3. Теперь используем кнопки Ctrl +V .
  4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент .

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

  1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

  1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl +P . В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

  1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc . В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

  1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

  1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

  1. Снова нажимаем на Ctrl +P . Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку , в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.